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고객이 전화로만 추가공사를 요청하면 어떻게 기록하죠?
전화를 끊고 1분 안에 통화 내용을 카톡으로 정리해 보내고 고객 확인을 받으세요. 통화 자체보다 ‘통화 직후의 정리 메시지’가 훨씬 강한 기록입니다.
한눈에 보기
- 통화가 끝나면 바로: 내용 · 금액 · 일정을 카톡으로
- “제가 잘못 들은 게 있으면 말씀해 주세요”로 확인 요청
- 통화 기록만으로는 무엇을 합의했는지 남지 않습니다.
- 녹음은 보조 수단, 확인 메시지가 기본
통화 직후 보내는 문장
고객님, 방금 통화로 말씀하신 내용 정리드립니다.
· 내용: (위치·자재·수량)
· 금액: (○○원, 부가세 포함/별도)
· 일정: (변동 없음 / 변경된 완공일)
제가 잘못 들은 게 있으면 말씀해 주시고, 맞으면 "확인했습니다" 부탁드려요.
왜 통화만으로는 부족한가요
통화 내역은 전화했다는 사실만 보여 줄 뿐 무엇을 얼마에 합의했는지는 남기지 않습니다. 녹음 파일이 없다면 통화 내역만으로 계약 내용을 입증하기 어렵다는 설명도 있습니다. 그래서 통화 뒤 정리 메시지와 고객 답이 사실상 합의서 역할을 합니다. 통화 녹음에 대해서는 통화 녹음도 증거가 되나요?를 참고하세요.
다음부터 이렇게 예방하세요
추가공사가 생길 때마다 내용 · 금액 · 일정 · 고객 확인 네 가지를 남기면 됩니다. 편한 방법 하나를 고르세요.
- 종이 확인서: 추가공사 확인서 무료 양식에 적고 고객 서명을 받습니다.
- 카톡 문구: 복사해 쓰는 카톡 확인 문구를 보내고 “확인했습니다” 답을 받습니다.
- 확인 도구: 말 한마디로 확인서를 만들어 카톡으로 보내고, 고객 확인 시각과 잔금 합산까지 자동으로 남기는 방법도 있습니다. 무료로 써 보기
자주 묻는 질문
고객이 정리 메시지에 답을 안 하면요?
다음 날 한 번 더 확인을 요청하고, 답이 없으면 그 건은 공사를 미루는 게 안전합니다.
현장에 있어서 바로 못 보내요.
음성으로 한마디 남기면 확인서를 만들어 주는 방법을 쓰면 장갑을 낀 채로도 됩니다.
통화 녹음을 해 두면 충분하지 않나요?
녹음은 도움이 되지만 찾고 듣기 번거롭고, 고객도 같은 내용을 보관하지 않습니다. 확인 메시지가 서로에게 더 명확합니다.
출처
이 글은 일반적인 정보이며 개별 사건에 대한 법률 자문이 아닙니다. 구체적인 사건은 변호사와 상담하세요.